Post by abumottalib36 on Nov 12, 2024 5:15:22 GMT
適切に管理された記録環境は、あらゆる法律事務所や法律事務所にとって不可欠です。不適切な記録管理は、重要な証拠の維持、法廷での事実に基づく主張の提示、倫理基準の遵守に問題を引き起こす可能性があります。適切な記録管理システムがないと、多くの非効率が生じることは言うまでもありません。
そのため、法的環境における記録管理には、文書が可能な限り最善の方法でファイルされ、アーカイブされ、索引付けされ、検索可能で、安全に保管されることを保証するシステムを含めることをお勧めします。これが重要である理由は次のとおりです。
記録保管基準に準拠する必要があるのはなぜですか?
記録管理は、情報と文書を維持するための業界標準であるISO 15489-1:2016でカバーされています。この 電話番号ライブラリ 標準に準拠することで、組織のコンプライアンスと行動について防御可能な立場を確保できます。さらに、記録を維持しなかった場合は、罰則や罰金が科せられる可能性があります。
記録保存基準は、あらゆる組織の管理システムの重要な部分です。記録保存基準は、効果的な記録プログラムのベンチマークを設定し、普遍的に適用できます。これらの原則は、あらゆる規模や種類の組織にとってガイドとして役立ちます。
記録管理プログラムを実施する際には、情報の保存、セキュリティ、アクセス可能性など、従うべき原則がいくつかあります。法律事務所を経営または所有している場合は、事務所の全員が原則に従うように、記録管理コンプライアンス プログラムの導入を検討してください。この取り組みは、次の点で役立ちます。
生産性とセキュリティが向上します。
リスクを軽減します。
全員が同じ基準で作業していることを確認します。
あなたの会社が顧客により良いサービスを提供できるよう支援します。
記録分類システムは、個々の文書を追跡し、そのアクティビティ レベルに基づいて適切な処理を決定するのにも役立ちます。この手順により、規制要件や法的保留に準拠するために記録保持スケジュールを調整することもできます。
さらに、法的手続きで使用される文書に必要となることが多い、情報にいつ誰がアクセスしたかを示す保管チェーンを作成することもできます。
州法および地方自治体の法律の遵守
州法および地方法の遵守は、記録管理のもう 1 つの重要な側面です。クライアントは、弁護士がクライアントの機密データを保護することを期待しています。そのため、法律事務所は管轄区域のプライバシー法の要件を満たす必要があります。
これらの法律は州ごとに異なり、法律事務所が特定の文書を保管しなければならない期間を定めています。効果的な記録管理プログラムを導入することで、法律事務所は次のようなメリットを得ることができます。
紙の記録を維持することで数百万ドルを節約できます。
物理的な記録の保管の必要性を排除します。
訴訟のために保管する必要がある電子文書の数を減らします。
システムにはバックアップ プランも必要です。デジタル記録は紙ベースの記録よりもはるかに安全です。ただし、デジタル記録に問題が発生した場合に備えて、デジタル ファイルのオリジナルのハード コピーを常に保存しておく必要があります。
記録管理法を明確に理解することは、コンプライアンスへの重要なステップです。この知識は、企業がより適切な意思決定を行い、活動がアーカイブ基準を満たしていることを保証するのに役立ちます。
法的記録管理に影響を与える連邦規制
法務記録の管理に影響を与える連邦規制は数多くあります。これらの法律は、法律事務所が保持しなければならないさまざまな記録に適用されます。
銀行取引明細書
法律文書
顧客または仕入先請求書
追加の法的記録
この種の記録の多くは通常のビジネス記録と同じように扱われますが、中には特別な考慮と規則の対象となるものもあります。法律事務所にとって、これらの違いを理解することは不可欠です。また、監査や検査に備える準備もより整います。
記録管理におけるサイバーセキュリティ
法務環境において、サイバーセキュリティは記録管理の不可欠な部分です。データ漏洩は企業と顧客の両方にとって深刻な結果をもたらす可能性があるため、どの企業もデータ漏洩を経験したくはありません。
サイバーセキュリティは、法務記録管理と情報技術の専門家が共同で取り組むべきものです。データの爆発的な増加は記録管理プログラムにとって大きな課題となっており、両者が協力してこれを克服する必要があります。
今日の記録管理が直面している最も重大なリスクの 1 つはサイバー犯罪であり、その形態は多岐にわたります。